Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

Für die Plattform

Heiner Fischer
Männerberatung & Prävention
Vom-Bruck-Platz 30
47805 Krefeld
E-Mail: hallo@heinerfischer.de

Ich betreibe die Plattform und bin verantwortlich für die Website, das Verzeichnis, die Konten der Fachkräfte und den technischen Betrieb. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.

Für deine Beratung

Für alles, was zu deiner Beratung gehört, ist die Beratungsstelle oder Praxis deiner Berater*in verantwortlich. Dazu gehören dein Raum, deine Nachrichten, deine Termine, dein Pseudonym und die Dokumentation deiner Berater*in. Das gilt auch, wenn die Stelle hier eine Beratung vor Ort dokumentiert (Abschnitt 5). Ich verarbeite diese Daten im Auftrag der Stelle und nach ihren Weisungen (Art. 28 DSGVO). Ihre Kontaktdaten und die Rechtsgrundlage nennt dir die Stelle in ihrem Datenschutzhinweis. Den Link findest du auf jeder Beraterseite und bei der Buchung.

In der Beratung geht es, je nach Beratungsfeld, um Gesundheit, Gewalt, Sucht, Sexualität, Partnerschaft, Familie oder Schulden. Viele dieser Angaben sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO), und auch die übrigen behandelt die Plattform genauso vertraulich. Deshalb reicht ein Pseudonym, Inhalte werden verschlüsselt gespeichert, und lesen dürfen sie nur deine Berater*in und, wenn eine eingetragen ist, eine Co-Berater*in derselben Stelle. Ist eine Co-Berater*in eingetragen, steht ihr Name in deinem Raum. Die Leitung der Stelle liest sie nie.

2. Wenn du die Website besuchst

Hosting und Server-Logs

Die Plattform läuft bei der Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern. Der Server steht in Deutschland. Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Bei jedem Aufruf speichert der Server kurz, was dein Browser mitschickt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Das dient der Sicherheit, zum Beispiel gegen Angriffe, und der Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist mein berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logs werden nach sieben Tagen gelöscht.

Keine fremden Dienste

Die Verbindung ist per TLS verschlüsselt. Schriften, Zeichnungen und Skripte kommen vom eigenen Server. Es gibt keine Verbindung zu Google Fonts, keine Tracker, keine Werbung und keine Reichweitenmessung.

Cookies

Die Plattform setzt nur Cookies, die technisch nötig sind: ein Sitzungscookie, das dich angemeldet hält, und ein Cookie, das Formulare gegen Missbrauch schützt. Fachkräfte können beim Anmelden „Angemeldet bleiben“ wählen; dann hält ein weiteres Cookie sie länger angemeldet. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Deshalb gibt es kein Cookie-Banner.

Ob du die Seite hell oder dunkel sehen willst, speichert nur dein Browser (Local Storage). Diese Auswahl wird nicht übertragen.

Welche Sprache du nutzt (Deutsch oder Englisch), merkt sich die Plattform in deiner Sitzung auf dem Server. Sie nimmt dafür die Sprache der Seite, die du zuletzt aufgerufen hast, oder deine Wahl im Umschalter. So erscheinen auch Seiten ohne Sprache in der Adresse, etwa die Anmeldung, in deiner Sprache. Ein eigenes Cookie gibt es dafür nicht. Die Angabe endet mit der Sitzung.

3. Erstgespräch buchen und anonym schreiben

Für eine Buchung, eine erste Nachricht oder die Warteliste brauchst du ein Pseudonym und ein Passwort. Einen Namen oder eine E-Mail-Adresse brauchst du nicht.

• Das Passwort und deinen Wiederherstellungscode speichert die Plattform nur als Hash. Niemand kann sie auslesen.
• Ein Stichwort zur Buchung ist freiwillig und wird verschlüsselt gespeichert.
• Gespeichert werden außerdem die gebuchte Zeit und die Berater*in.
• Zu deinem Konto speichert die Plattform die Sprache, in der du sie nutzt (Deutsch oder Englisch). Zuerst ist es die Sprache der Seite, auf der du dein Konto anlegst. In dieser Sprache erscheinen die Seiten nach der Anmeldung und die Mails an dich. Ändern kannst du sie unter „Konto und Sicherheit“.

Gegen Spam-Buchungen löst dein Browser eine kleine Rechenaufgabe (ALTCHA). Das läuft ohne Cookies und ohne fremde Server.

Manche Berater*innen zeigen ihre freien Zeiten auch auf ihrer eigenen Webseite. Dieses Element lädt die Zeiten erst, wenn du darauf klickst, direkt von dieser Plattform und ohne Cookies. Dabei sieht der Server deine IP-Adresse wie bei jedem Aufruf (Abschnitt 2). Zum Buchen kommst du auf diese Plattform.

Solange du angemeldet bist, speichert die Plattform zu deiner Sitzung deine IP-Adresse und deine Browserkennung. So lassen sich Missbrauch erkennen und andere Geräte abmelden, zum Beispiel wenn du dein Passwort änderst. Die Sitzung endet, wenn du dich abmeldest oder zwei Stunden nichts tust, und wird danach gelöscht.

4. Dein Raum

Im Raum schreibst du mit deiner Berater*in und siehst eure Termine. Nachrichten werden verschlüsselt gespeichert. Bei jeder Nachricht steht, wer sie geschrieben hat. Berät eine Co-Berater*in aus derselben Stelle mit, liest sie alle Nachrichten mit. Dann steht ihr Name oben in deinem Raum und unter dem Feld für deine Nachricht, und du bekommst einen Hinweis per Mail, wenn du Mails eingeschaltet hast (Abschnitt 7). Die Verwaltung der Plattform zeigt keine Inhalte.

Bei einer Paarberatung kann eine weitere Person mit einem eigenen Code ein eigenes Konto im selben Raum bekommen, mit eigenem Pseudonym und Passwort. Ihr seht dann beide alle Nachrichten, Termine und Whiteboards des Raums, bei jeder Nachricht steht, wer sie geschrieben hat. Löscht eine von euch ihr Konto, gehen ihre Nachrichten mit, der Raum bleibt für die andere Person.

Deine Berater*in kann eine Dokumentation zu eurer Beratung anlegen. Sie wird verschlüsselt gespeichert. Sehen können sie nur deine Berater*in und eine Co-Berater*in derselben Stelle, wenn eine eingetragen ist. Die Leitung der Stelle und das Sekretariat sehen sie nie. Verlässt deine Berater*in die Stelle, übergibt die Leitung deinen Raum an eine Kolleg*in, ohne Inhalte zu sehen. Die Kolleg*in sieht dann die Dokumentation.

Wenn die Beratung abgeschlossen ist, kannst du deinen Raum noch 30 Tage lesen und herunterladen. Gelöscht wird der Raum mit allen Nachrichten, Terminen und der Dokumentation nach der Frist der Stelle: 6, 12, 24 oder 36 Monate nach dem Abschluss. Welche Frist gilt, legt die Stelle fest und nennt sie in ihrem Datenschutzhinweis. Auf deinen Wunsch kann deine Berater*in einen abgeschlossenen Raum auch früher löschen. Dein Konto verschwindet mit dem letzten Raum.

Du kannst dein Konto jederzeit selbst löschen, unter „Konto und Sicherheit“. Dann sind dein Pseudonym, dein Passwort, dein Wiederherstellungscode und deine E-Mail-Adresse sofort gelöscht, und anmelden geht nicht mehr. Kommende Termine werden abgesagt. Deine Räume bleiben abgeschlossen bei der Stelle, mit Nachrichten, Terminen und Dokumentation, bis ihre Frist abläuft. Diese Frist legt die Stelle als Verantwortliche fest (Abschnitt 1). Deine Berater*in bekommt dazu einen Hinweis ohne dein Pseudonym. Soll alles früher gelöscht werden, wende dich an die Stelle. Teilst du einen Raum mit einer weiteren Person, gilt, was oben zur Paarberatung steht.

Termin in deinem Kalender

Mit „In meinen Kalender“ lädst du einen Termin als Datei herunter. Darin stehen „Termin“, Datum und Uhrzeit, bei Terminen vor Ort oder am Telefon auch die Art, bei Terminen vor Ort der Ort, und ein Link in deinen Raum. Dein Name und dein Pseudonym stehen nicht darin, in den technischen Angaben der Datei aber der Name onlineberatung.digital. Was dein Kalender mit der Datei macht, etwa ein Kalender in der Cloud, liegt außerhalb der Plattform.

Honorar und freiwillige Beiträge

Manche Stellen und Praxen beraten nicht kostenlos. Dann ist nach jedem Folgegespräch eine Zahlung offen, und du wählst den Betrag aus einer Staffel. Die Plattform speichert dazu je Gespräch, ob die Zahlung offen, bezahlt oder erlassen ist, den Betrag, den Grund (Gespräch oder Ausfall nach einer kurzfristigen Absage), wie bezahlt wurde und wann. Das sieht deine Berater*in, und es wird mit dem Raum gelöscht. Erinnert sie dich an eine offene Zahlung, steht das als Nachricht in deinem Raum. Verantwortlich ist auch hier die Stelle (Abschnitt 1). Auf der Beraterseite mancher Stellen kannst du außerdem freiwillig etwas geben.

Bezahlt werden soll später über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland). Das ist noch nicht eingerichtet. Bis dahin läuft das Bezahlen nur zur Probe: Es wird nichts abgebucht, und es gehen keine Daten an Stripe. Bevor echte Zahlungen starten, ergänze ich hier, welche Daten Stripe dafür bekommt.

5. Beratung vor Ort

Beratungsstellen können hier auch Beratungen dokumentieren, die vor Ort oder am Telefon stattfinden. Dafür brauchst du kein Konto und kein Pseudonym. Die Stelle legt einen Fall an. Darin können stehen:

• ein Titel für den Fall und das Beratungsfeld,
• für dich und andere Beteiligte, zum Beispiel deine Partnerin oder deinen Partner: Name, Rolle, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, Geburtsjahr, Geschlecht und Wohnort. Alle diese Angaben sind freiwillig.
• Termine mit Datum, Uhrzeit, Dauer und Art (vor Ort, Telefon, Video), bei Terminen vor Ort mit dem Ort,
• die Dokumentation deiner Berater*in.

Titel, Angaben zu den Beteiligten und die Dokumentation werden verschlüsselt gespeichert. Wer was sieht:

• Deine Berater*in und eine Co-Berater*in derselben Stelle sehen alles.
• Das Sekretariat der Stelle, wenn es eines gibt, sieht Titel, Beratungsfeld, alle Angaben zu den Beteiligten, also auch Geburtsjahr, Geschlecht und Wohnort, und die Termine. So kann es Fälle anlegen und Termine vereinbaren. Die Dokumentation sieht es nie.
• Die Leitung der Stelle sieht keine Fälle, nur anonyme Zahlen (Abschnitt 6).

Namen der Beteiligten gehen nie an einen KI-Dienst. Termine erscheinen im Kalender deiner Berater*in nur als „Beratung“ mit Art und Ort, ohne Titel und ohne Namen (Abschnitt 9).

Online weiter beraten

Möchtest du zwischen den Terminen schreiben oder per Video weitermachen, gibt dir deine Berater*in einen Einladungscode, auf Papier oder am Telefon. Gespeichert wird nur ein Prüfwert des Codes. Er gilt einmal und 14 Tage. Mit dem Code legst du ein Pseudonym und ein Passwort fest. Danach gelten für dich die Abschnitte 3, 4 und 7. Die Angaben aus dem Fall bleiben bei deiner Berater*in, in deinem Raum siehst du sie nicht.

Verantwortlich ist auch hier die Stelle (Abschnitt 1). Sie nennt dir in ihrem Datenschutzhinweis die Rechtsgrundlage und ihre Frist zum Löschen. Auf deinen Wunsch kann deine Berater*in einen abgeschlossenen Fall auch früher löschen.

6. Statistik der Stelle

Beratungsstellen brauchen Zahlen, zum Beispiel für Förderberichte. Deshalb hält die Plattform je Fall und Jahr eine Zeile für die Statistik fest: Beratungsfeld, ob vor Ort oder online, Zahl, Art und Dauer der Kontakte, ob der Fall neu oder abgeschlossen ist, und zu jeder beteiligten Person die Altersgruppe, das Geschlecht und den Wohnort. Namen, Titel, Kontaktdaten und Inhalte stehen dort nicht. Geschlecht und Wohnort werden verschlüsselt gespeichert.

Diese Zahlen sieht nur die Leitung der Stelle, zusammengefasst für ein Jahr. Wohnorte mit weniger als drei Personen erscheinen als „andere Orte“. Die Leitung kann die Summen als Tabelle herunterladen, einzelne Fälle nicht. Wird ein Fall gelöscht, bleibt seine Zeile ohne Verbindung zum Fall stehen, damit die Zahlen für das Jahr stimmen. Gelöscht wird die Statistik eines Jahres zehn Jahre nach dessen Ende, die Zahlen für 2026 also am 1. Januar 2037. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse der Stelle an Zahlen für ihre Berichte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), soweit die Stelle in ihrem Datenschutzhinweis nichts anderes nennt.

7. Hinweise per E-Mail (freiwillig)

Wenn du möchtest, hinterlegst du eine E-Mail-Adresse. Sie wird verschlüsselt gespeichert und gilt erst, wenn du den Link in der Bestätigungsmail anklickst. Dann bekommst du Erinnerungen einen Tag und eine Stunde vor einem Termin und Hinweise bei einer Absage, einer neuen Nachricht, freien Zeiten auf der Warteliste und wenn dich eine andere Person aus der Stelle weiter berät oder eine weitere Person aus der Stelle mitberät.

Die Mails enthalten keinen Namen, kein Pseudonym und keine Inhalte. Absender, Kopf und Fuß jeder Mail nennen aber onlineberatung.digital. Wer dein Postfach sieht, erkennt daran, dass du diese Plattform nutzt, und am Namen vielleicht auch, worum es in deiner Beratung geht. Nimm deshalb am besten eine Adresse, die nur du liest. Jede Mail hat einen Link zum Abbestellen. Deine Adresse kannst du jederzeit unter „Konto und Sicherheit“ löschen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst.

Versendet werden die Mails über Amazon Simple Email Service (Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg) mit Servern in der Region Frankfurt. AWS sieht dabei deine E-Mail-Adresse und die Mail selbst, die nur eine Uhrzeit und einen Link enthält. Mit AWS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. AWS ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).

8. App für iPhone und iPad

Du kannst deinen Raum auch in der App „Beratungsraum“ nutzen. Die App lädst du im App Store von Apple. Den Download und dein Apple-Konto verarbeitet Apple in eigener Verantwortung, dafür gilt die Datenschutzerklärung von Apple.

Anmelden

Du meldest dich mit deinem Pseudonym und deinem Passwort an, wie im Browser. Die Plattform gibt der App dafür einen Zugangsschlüssel. Auf deinem Gerät liegt er im Schlüsselbund von iOS, nur auf diesem Gerät und ohne iCloud-Backup. Auf dem Server speichert die Plattform ihn nur als Hash, dazu den Gerätetyp, die iOS-Version und wann er zuletzt benutzt wurde. Der Schlüssel gilt, bis du dich in der App abmeldest, dein Passwort änderst oder dein Konto gelöscht wird. Benutzt du die App 14 Tage nicht, läuft er ab, und du meldest dich neu an.

Nachrichten und Termine lädt die App über eine verschlüsselte Verbindung. Sie zeigt sie nur an, solange sie geöffnet ist, und speichert sie nicht auf deinem Gerät. Für Video und Whiteboard öffnet die App die Terminseite der Plattform. Dafür gilt dasselbe wie im Browser (Abschnitt 9). Die Cookies dieser Seite löscht die App, sobald du die Seite schließt. Kamera und Mikrofon gibst du in iOS frei, wenn die App das erste Mal danach fragt. Die App enthält keine Tracker, keine Werbung und keine Analyse-Werkzeuge.

Mitteilungen (freiwillig)

Wenn du Mitteilungen erlaubst, bekommt die Plattform von Apple eine Kennung für dein Gerät. Sie speichert diese Kennung verschlüsselt, dazu den Zeitpunkt der letzten Mitteilung und die Sprache deines Geräts (Deutsch oder Englisch), damit der feste Satz in deiner Sprache kommt. Bei einer neuen Nachricht, einem neuen oder abgesagten Termin und vor einem Termin schickt die Plattform über den Push-Dienst von Apple eine Mitteilung an dein Gerät. Darin stehen nur „Beratungsraum“, ein fester Satz wie „Neue Nachricht in deinem Raum“, eine zufällige Kennung deines Raums und die Zahl ungelesener Nachrichten. Namen, Pseudonym und Inhalte stehen nie darin. Apple sieht dabei die Kennung, die Mitteilung und die IP-Adresse deines Geräts. Anbieter ist die Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland. Dabei können Daten auch an die Apple Inc. in den USA gehen. Wie diese Übermittlung abgesichert ist, lasse ich vor dem Start prüfen und ergänze es hier.

Wer deinen Sperrbildschirm sieht, liest dort „Beratungsraum“ und erkennt daran vielleicht, dass du eine Beratung nutzt. In iOS kannst du einstellen, dass Mitteilungen auf dem Sperrbildschirm nicht erscheinen. Ausschalten kannst du Mitteilungen jederzeit in der App unter „Einstellungen“ oder in iOS. Dann löscht die Plattform die Kennung. Sie ist auch weg, wenn du dich abmeldest, wenn deine Anmeldung nach 14 Tagen ohne Nutzung abläuft oder wenn Apple meldet, dass es das Gerät nicht mehr gibt. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst.

Sperre mit Face ID

Auf Wunsch sperrt sich die App mit Face ID, Touch ID oder deinem Gerätecode. Das prüft iOS auf deinem Gerät. Die App erfährt nur, ob es geklappt hat. Daten deines Gesichts oder Fingerabdrucks bekommen weder die App noch die Plattform. In der App-Übersicht von iOS zeigt die App eine Abdeckung statt deines Chats.

Links aus dem Kalender

Links zu deinem Raum oder Termin öffnen die App, wenn sie installiert ist. Welche Links dazugehören, erfährt iOS über Apple aus einer Datei der Plattform. Daten über dich enthält diese Datei nicht.

Absturzberichte

Hast du in iOS „Mit App-Entwicklern teilen“ eingeschaltet, gibt Apple mir Berichte über Abstürze der App. Darin stehen weder dein Name noch Inhalte aus deinem Raum. Ausschalten kannst du das in iOS unter „Datenschutz & Sicherheit“, „Analyse & Verbesserungen“.

9. Videogespräche und Kalender

Link deiner Berater*in

Viele Berater*innen nutzen einen eigenen Videodienst, zum Beispiel Zoom. Die Plattform speichert dann nur den Link, verschlüsselt. Den Dienst setzt die Stelle oder Praxis ein und ist dafür verantwortlich. Der Videodienst sieht deine IP-Adresse und dein Gerät. Was er sonst verarbeitet, steht im Datenschutzhinweis der Stelle und des Dienstes.

Zoom der Stelle

Hat die Stelle ihr Zoom-Konto verbunden, legt die Plattform in ihrem Auftrag zu jedem Videotermin ein Meeting an. An Zoom gehen dabei nur Beginn, Dauer und das Thema „Termin“, kein Pseudonym und keine Inhalte. Die Plattform speichert die Kennung des Meetings und den Link zum Beitreten, verschlüsselt. Bei einer Absage löscht sie das Meeting auch bei Zoom. Du trittst im Browser bei, ohne eigenes Zoom-Konto, und gibst dort einen Namen ein. Am besten nimmst du dein Pseudonym. Zoom setzt die Stelle mit eigenem Vertrag ein und ist dafür verantwortlich.

Video im Raum

Manche Stellen nutzen Video im Raum. Dann führt ihr das Gespräch direkt in deinem Raum. Die Technik dafür liefert die Whereby AS, Gate 1 no. 107, 6700 Måløy, Norwegen, im Auftrag der Plattform. Norwegen gehört zum Europäischen Wirtschaftsraum. Mit Whereby besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

• Für jeden Termin gibt es einen eigenen, abgeschlossenen Raum. Er öffnet 15 Minuten vor dem Termin und schließt 30 Minuten nach dem Ende. Eine Stunde später löscht Whereby ihn, bei einer Absage sofort.
• Du erscheinst dort mit deinem Pseudonym. Deine Berater*in lässt dich herein.
• Whereby verarbeitet deine IP-Adresse, Angaben zu Gerät und Browser und Verbindungsdaten. Bild und Ton gehen in dieser Raumart nach Angaben von Whereby direkt zwischen euren Geräten und sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Nichts wird aufgezeichnet.
• Einen Teil der Nutzungsdaten verarbeitet Whereby nach eigenen Angaben auch in den USA, abgesichert mit Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Die Plattform holt sich aus der Statistik von Whereby zu jedem Gespräch nur Beginn, Ende, die Teilnehmerminuten und die Zahl der Teilnehmenden. Namen und IP-Adressen holt sie nicht.

Kamera und Mikrofon schaltest du erst frei, wenn dein Browser danach fragt.

Weitere Personen in einem Videotermin

Kommt zu einem Videotermin eine weitere Person dazu, zum Beispiel deine Partnerin oder dein Partner, kann die Berater*in sie mit ihrer E-Mail-Adresse einladen. Die Person bekommt eine Mail nur mit Zeitpunkt und einem eigenen Link, ohne Namen und ohne Inhalte, am Vortag eine Erinnerung und bei einer Absage eine kurze Nachricht. Der Link öffnet nur das Video und das Whiteboard dieses Termins, nicht Nachrichten oder Raum, und nur im Termin-Fenster. Gespeichert werden die E-Mail-Adresse, auf Wunsch ein Name für das Video und der Link für die Erinnerung, alles verschlüsselt. Dazu kommt die Sprache der Mails. Das ist die Sprache, in der die Berater*in die Plattform beim Einladen nutzt. Eine Woche nach dem Termin wird alles gelöscht. Rechtsgrundlage ist die Einladung auf Wunsch der Beteiligten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Kalender der Berater*innen

Berater*innen können ihren eigenen Kalender bei Microsoft (Outlook, Microsoft 365) oder Google verbinden. Die Plattform trägt dann jeden Termin dort ein, nur als „Beratung“ oder „Beratung, Erstgespräch“ mit der Art (vor Ort, Telefon), bei Terminen vor Ort mit dem Ort, mit dem Namen der Plattform und einem Link in den Raum. Pseudonym, Titel, Namen und Stichworte stehen dort nie. Eine Absage löscht den Eintrag. Damit nur freie Zeiten angeboten werden, liest die Plattform aus diesen Kalendern nur, wann die Berater*in belegt ist, ohne Titel. Den Kalender betreibt die Berater*in oder ihre Stelle mit eigenem Vertrag beim jeweiligen Anbieter. Die Zugangsdaten für die Verbindung speichert die Plattform verschlüsselt und löscht sie beim Trennen.

Für Google-Kalender gilt zusätzlich: Die Plattform nutzt Daten, die sie über die Schnittstellen von Google erhält, nur für die Funktionen oben, also Termine im eigenen Kalender eintragen und löschen, die Liste der Kalender zur Auswahl und belegte Zeiten ohne Titel lesen. Die Nutzung und Weitergabe dieser Daten an andere Apps hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Die Daten werden nicht für Werbung genutzt, nicht verkauft, nicht zum Training von KI verwendet und nicht von Menschen gelesen, außer es ist für die Sicherheit, für gesetzliche Pflichten oder mit ausdrücklicher Zustimmung der Berater*in nötig.

10. Verzeichnis und Konten für Fachkräfte

Die Beraterseiten sind öffentlich. Sie zeigen Name, Foto, Beruf, Qualifikation, Beratungsfelder, Schwerpunkte, Sprachen, die Stelle und freie Zeiten. Auch die Seiten der Beratungsstellen sind öffentlich: Name, Stadt, Beratungsfelder, Einzugsgebiet, ein Text der Stelle und die Berater*innen mit veröffentlichter Seite. Eine solche Seite gibt es erst mit Vertrag. Die Inhalte kommen von den Berater*innen und ihren Stellen. Auf Wunsch wird eine Seite sofort offline genommen. Beim Hochladen eines Fotos bestätigen die Berater*innen, dass sie es verwenden dürfen, und die Plattform entfernt Kameradaten und Ortsangaben.

Für das Konto einer Fachkraft speichert die Plattform Name, E-Mail-Adresse, das Passwort als Hash, den Schlüssel für die Zwei-Faktor-Anmeldung (verschlüsselt), Wiederherstellungscodes und auf Wunsch Passkeys. Dazu kommt die Sprache der Oberfläche (Deutsch oder Englisch) für Seiten und Mails. Bei einer Einladung ist das zuerst die Sprache der Person, die einlädt, bei der Selbstanmeldung einer Stelle die Sprache der Seite. Ändern lässt sie sich unter „Konto und Sicherheit“, im Betrieb unter „Mein Konto“. Zu jeder Sitzung kommen IP-Adresse und Browserkennung dazu. Ein privates Kalender-Abo enthält die Zeiten, die Art des Termins (Erstgespräch oder Folgetermin, vor Ort oder am Telefon), bei Terminen vor Ort den Ort und den Link zum Raum, aber keine Namen und keine Inhalte. Hinweise per Mail, zum Beispiel zu einer neuen Buchung oder zu Fällen, in denen seit sechs Monaten nichts passiert ist, gehen ebenfalls über Amazon SES und enthalten keine Inhalte, keine Namen und keine Titel.

Dasselbe gilt für Konten des Sekretariats einer Stelle: Name, E-Mail-Adresse, Passwort als Hash und Zwei-Faktor-Anmeldung. Das Sekretariat hat keine öffentliche Seite.

Legt eine Fachkraft ein Passwort fest, prüft die Plattform, ob es schon in bekannten Datenlecks aufgetaucht ist. Dafür bildet der Server einen Prüfwert des Passworts und schickt nur dessen erste 5 Zeichen an den Dienst „Pwned Passwords“ von Have I Been Pwned (Troy Hunt, Australien, ausgeliefert über Cloudflare). Der Dienst antwortet mit allen bekannten Prüfwerten, die so anfangen. Verglichen wird auf dem Server. Das Passwort, der ganze Prüfwert, Name und E-Mail-Adresse verlassen den Server nicht. Rechtsgrundlage ist mein berechtigtes Interesse an sicheren Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Verbindet die Leitung einer Stelle Zoom, speichert die Plattform verschlüsselt die Zugangsdaten der Verbindung, die E-Mail-Adresse der Person, die verbunden hat, und die Nutzer im Zoom-Konto der Stelle mit Name und E-Mail-Adresse. Die Liste braucht die Leitung, um die Berater*innen ihren Zoom-Nutzern zuzuordnen. Trennt die Stelle Zoom oder entfernt sie die App in Zoom, löscht die Plattform das alles.

Wichtige Aktionen wie das Abschließen oder Löschen eines Raums werden protokolliert, ohne Inhalte und ohne Pseudonym. Das Protokoll wird nach 12 Monaten gelöscht.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag mit der Fachkraft oder ihrer Stelle (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und mein berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Kontakt und Kündigung

Wenn du mir eine E-Mail schreibst, verarbeite ich deine Adresse und deine Nachricht, um dir zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Bitte schick keine Angaben zu deiner Gesundheit per E-Mail. Für deine Beratung ist dein Raum der geschützte Weg.

Über die Seite „Vertrag kündigen“ kannst du einen Vertrag mit der Plattform kündigen. Dafür verarbeite ich deinen Namen, auf Wunsch deine Stelle, deine E-Mail-Adresse, den Vertrag, Art und Zeitpunkt der Kündigung und bei einer außerordentlichen Kündigung den Grund. Du bekommst eine Bestätigung per E-Mail, ich eine Nachricht mit denselben Angaben. Die Plattform speichert diese Angaben nicht in ihrer Datenbank. Die beiden Mails bewahre ich als Nachweis auf, bis die Verjährungsfrist abgelaufen ist, in der Regel drei Jahre. Rechtsgrundlage ist die gesetzliche Pflicht, Kündigungen über die Website zu ermöglichen und zu bestätigen (§ 312k BGB, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

12. Wie lange Daten gespeichert werden

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf

• Auskunft über deine Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen aus berechtigtem Interesse (Art. 21 DSGVO).

Vieles kannst du selbst erledigen: In deinem Raum lädst du deine Nachrichten herunter und löschst dein Konto. Deine Räume löscht die Stelle, nach ihrer Frist oder auf deinen Wunsch früher. Für Fragen zu deiner Beratung ist die Beratungsstelle zuständig, auch bei einer Beratung vor Ort. Schreibst du mir, leite ich dein Anliegen an sie weiter. Für alles andere genügt eine E-Mail an hallo@heinerfischer.de.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für mich ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2 bis 4, 40213 Düsseldorf, ldi.nrw.de. Für die Beratungsstellen nennt ihr Datenschutzhinweis die zuständige Behörde.

14. Datensicherheit und Änderungen

Die Plattform schützt deine Daten unter anderem mit TLS, verschlüsselt gespeicherten Inhalten, Passwörtern nur als Hash, Pflicht zur Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Fachkräfte, strengen Zugriffsrechten und regelmäßigen Updates (Art. 32 DSGVO).

Sicherungen

Damit nach einem Fehler oder Ausfall nichts verloren geht, sichert die Plattform jede Nacht die Datenbank und die hochgeladenen Dateien, zum Beispiel Profilfotos. Der Server verschlüsselt jede Sicherung, bevor sie ihn verlässt. Den Schlüssel habe nur ich. Inhalte, die schon in der Datenbank verschlüsselt sind, etwa Nachrichten und Dokumentation, bleiben es auch in der Sicherung. Eine Sicherung bleibt 7 Tage auf dem Server und 30 Tage bei Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg) in der Region Frankfurt. AWS kann die Sicherungen nicht lesen. Mit AWS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. AWS ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).

Was in der Plattform gelöscht wird, ist dort sofort weg, steht aber noch bis zu 30 Tage in den Sicherungen. Danach sind auch diese Sicherungen gelöscht. Rechtsgrundlage ist die Pflicht, Daten gegen Verlust zu schützen (Art. 32 DSGVO), und mein berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Daten deiner Beratung geschieht das im Auftrag der Stelle (Abschnitt 1).

Diese Erklärung passe ich an, wenn sich die Plattform, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.