Dokumentation

Wo die Dokumentation steht

Jeder Raum und jeder Fall hat eine Karte „Dokumentation“. Gibt es schon Einträge, heißt sie „Verlauf und Dokumentation“. Neue Einträge stehen oben, ältere klappst du auf. Ein Klick auf einen Eintrag zeigt den ganzen Text. Alle deine Fälle zusammen findest du in „Mein Bereich“ oben unter „Dokumentation“.

Einen Eintrag schreiben

1. Klick auf „Neuer Eintrag“.
2. Prüf „Datum“, „Uhrzeit“, „Dauer in Min.“ und „Art“. Ein Eintrag kann nicht in der Zukunft liegen.
3. Schreib unter „Stichworte“ kurz, was war. Bitte ohne Namen, Anschriften oder Telefonnummern.
4. Wähl, wie der Text entsteht: „Entwurf aus Stichworten“, „Selbst schreiben“ oder, wenn deine Stelle es erlaubt, „KI-Textentwurf erstellen“.
5. Prüf den Text, triff die Einschätzung und klick auf „Übernehmen“.

Gespeichert wird erst mit „Übernehmen“. „Verwerfen“ löscht den Entwurf. Die Stichworte selbst speichert onlineberatung.digital nicht, nur den Text, den du übernimmst.

Abschnitte und Kurzfassung

Ohne eigene Vorlage hat ein Eintrag ein einziges Textfeld. Deine Stelle kann eine Vorlage mit mehreren Abschnitten haben. Die legt der Betrieb für deine Stelle fest. Dann leiten Wörter wie „Kraft:“, „Vereinbarung:“ oder „Nächster Schritt:“ in deinen Stichworten einen Abschnitt ein. Alles danach landet dort bis zum nächsten solchen Wort.

Die „Kurzfassung für den Verlauf“ ist eine Zeile für die Übersicht. Lässt du sie leer, steht dort der erste Satz.

Der KI-Textentwurf

Erlaubt deine Stelle den KI-Textentwurf, siehst du den Knopf „KI-Textentwurf erstellen“. Die KI schreibt aus deinen Stichworten einen Text. Er ist ein Vorschlag, den du prüfst und anpasst.

Vorher entfernt onlineberatung.digital Pseudonym, deine Notiz, die Namen der Beteiligten, Kontaktdaten, Anschriften und Zahlenfolgen. Was sich nicht sicher erkennen lässt, bleibt stehen. Deshalb gehören keine Namen in die Stichworte. Wohin die Stichworte für den Entwurf gehen, steht direkt unter den Knöpfen. Jeder Entwurf entsteht nur aus den Stichworten dieses einen Eintrags. Einträge mit KI-Entwurf tragen den Hinweis „mit KI-Entwurf“.

Die Einschätzung

Unter „Einschätzung · triffst du, nicht die KI“ kreuzt du an, ob es „Hinweise auf Selbstgefährdung“ oder „Hinweise auf Kindeswohlgefährdung“ gibt. Stehen in deinem Text bestimmte Wörter, bittet dich onlineberatung.digital, die Einschätzung genau zu prüfen. Ankreuzen tust immer du. Im Verlauf steht dann „Selbstgefährdung angekreuzt“ oder „Kindeswohl angekreuzt“.

Wer die Dokumentation lesen kann

Die Dokumentation wird verschlüsselt gespeichert. Lesen können sie nur du und eine Co-Beraterin, wenn eine eingetragen ist. Die Klientin, das Sekretariat und die Leitung deiner Stelle sehen sie nie. Auch der Betrieb sieht in der Verwaltung keine Inhalte.

Eine Co-Beraterin trägst du in der Karte „Fall und Beteiligte“ unter „Co-Beraterin“ ein, zum Beispiel bei einer Paarberatung zu zweit. Zur Wahl stehen aktive Beraterinnen deiner Stelle. Eintragen kann sie nur die zuständige Beraterin. Bei jedem Eintrag steht, wer ihn geschrieben oder geändert hat. In einem Online-Raum liest die Co-Beraterin auch die Nachrichten mit. Deshalb steht ihr Name dann im Raum der Klientin.

Wechselst du die Stelle, übergibt die Leitung deine Räume an eine Kolleg*in. Sie sieht dann auch die Dokumentation.

Ändern und löschen

Mit „Bearbeiten“ änderst du einen Eintrag. Jede Änderung wird eine neue Fassung. Die älteren findest du unter „Frühere Fassungen“. Einen einzelnen Eintrag kannst du nicht löschen. Die Dokumentation wird mit dem Raum gelöscht, wenn nach dem Abschluss die Frist deiner Stelle abgelaufen ist. Mehr dazu in Räume und Nachrichten.