Zoom verbinden

Was Zoom verbinden bringt

Ist Zoom verbunden, legt onlineberatung.digital zu jedem Videotermin selbst ein Zoom-Meeting an. Das gilt für alle Berater*innen, die du zuordnest und die „Zoom der Stelle“ gewählt haben. Wird ein Termin verschoben, ändert sich das Meeting mit. Bei einer Absage verschwindet es wieder. Niemand trägt mehr Links von Hand ein.

Jedes Meeting hat einen Warteraum und einen Kenncode. Vor der Beraterin kommt niemand hinein, aufgezeichnet wird nicht, und das Mikrofon ist beim Eintreten aus. Das Meeting steht auch im Zoom-Kalender der Beraterin.

Wer Zoom nicht nutzen will, arbeitet weiter mit dem eigenen Link oder mit Video im Raum.

Was Zoom erfährt

An Zoom gehen nur Beginn, Dauer und das Thema „Termin“. Pseudonym, Stichwort und Nachrichten gehen nie an Zoom. Die Klient*in tritt im Browser bei, ohne eigenes Zoom-Konto, und gibt dort einen Namen ein. Wir empfehlen das Pseudonym.

Das Zoom-Konto gehört eurer Stelle. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Zoom schließt ihr selbst.

Zoom verbinden

1. Öffne „Stelle verwalten“. Unter „Zoom“ klickst du auf „Mit Zoom verbinden“.
2. Melde dich bei Zoom an und bestätige. Dafür musst du in eurem Zoom-Konto Inhaber*in oder Admin sein.
3. Zoom schickt dich zurück. Unter „Zoom“ stehen jetzt „Verbunden“ und das Konto, mit dem du verbunden hast.

Siehst du den Knopf nicht, ist der Weg mit einem Klick auf dieser Plattform noch nicht eingerichtet. Dann hilft der Weg mit Schlüsseln weiter unten.

Berater*innen zuordnen

Unter „Wer bei Zoom wer ist“ wählst du für jede Berater*in ihren Nutzer im Zoom-Konto. Wer bei Zoom dieselbe E-Mail-Adresse hat wie hier, ist schon zugeordnet. Klick auf „Zuordnung speichern“.

Fehlt jemand in der Liste, lege die Person zuerst in eurem Zoom-Konto an. Klick danach auf „Liste aktualisieren“.

Danach wählt jede Berater*in in „Zeiten und Videolink“ die Option „Zoom der Stelle (automatisch)“. Ab dann bekommt jeder neue Videotermin ein Meeting, schon gebuchte Termine bekommen es in wenigen Minuten.

Wichtig: Im kostenlosen Zoom enden Meetings nach 40 Minuten. Jede Berater*in, die Termine über Zoom führt, braucht in eurem Zoom-Konto eine bezahlte Lizenz.

Im Termin

Die Klientin sieht in ihrem Raum, dass das Video über Zoom läuft. Auf der Terminseite öffnet sie Zoom mit „Zoom öffnen“ in einem eigenen Fenster. Die Beraterin startet das Meeting auf ihrer Terminseite mit demselben Knopf und ist dann Gastgeber*in. Mit „Termin beenden“ endet auch das Zoom-Meeting.

Klappt das Anlegen einmal nicht, versucht es onlineberatung.digital mehrmals. Danach bekommt die Beraterin eine Mail. Bis dahin sieht die Klientin den eigenen Link der Berater*in, wenn sie einen eingetragen hat.

Mit Schlüsseln verbinden

Für Stellen mit technischer Hilfe gibt es einen zweiten Weg. Ihr legt in eurem Zoom-Konto im App Marketplace selbst eine App vom Typ „Server-to-Server OAuth“ an. Sie braucht diese Rechte: meeting:write:meeting:admin, meeting:read:meeting:admin, meeting:update:meeting:admin, meeting:delete:meeting:admin, meeting:update:status:admin, user:read:list_users:admin und user:read:user:admin.

Unter „Zoom“ öffnest du „Mit Schlüsseln verbinden“ und trägst Account-ID, Client-ID und Client-Secret der App ein. Danach ordnest du die Berater*innen zu wie oben.

Trennen

Mit „Trennen“ löst du die Verbindung. onlineberatung.digital löscht dann die Zoom-Meetings kommender Termine, die Zuordnungen und den Zugriff auf euer Zoom-Konto. Für neue Termine gilt wieder der eigene Link der Berater*innen. Vergangene Meetings bleiben in Zoom.

Entfernt jemand die App in eurem Zoom-Konto, löscht onlineberatung.digital sofort die Verbindung und die Zuordnungen, und du bekommst eine Mail. Schon angelegte Meetings bleiben dann in Zoom stehen.

Steht unter „Zoom“ „Getrennt“, nimmt Zoom die Verbindung nicht mehr an. Du bekommst dazu eine Mail. Klick auf „Neu verbinden“.