Erstgespräche und Warteliste

So kommen Ratsuchende zu dir

Auf deiner Beraterseite haben Ratsuchende zwei Wege:

• Sie buchen ein Erstgespräch aus deinen freien Zeiten. Dazu können sie freiwillig ein Stichwort schreiben, worum es geht.
• Sie schreiben dir zuerst. Die erste Nachricht öffnet einen Raum.

Für beides reichen ein Pseudonym und ein Passwort. Einen Namen erfährst du nicht. Das Erstgespräch läuft per Video und dauert so lange, wie du es unter „Zeiten und Videolink“ eingestellt hast. Hat die Person schon einen Raum bei dir, landet alles wieder in diesem Raum. Hattet ihr dort schon ein Gespräch, wird aus der Buchung ein Folgetermin, siehe Termine eintragen und absagen.

Eine Person kann immer nur ein offenes Erstgespräch gebucht haben. Erst wenn es vorbei oder abgesagt ist, kann sie ein neues buchen.

Wenn jemand gebucht hat

Du bekommst eine Mail mit Datum und Uhrzeit. Wer gebucht hat und worum es geht, steht nicht in der Mail. Das siehst du nur in deinem Bereich.

In „Mein Bereich“ steht der Termin unter „Kommende Termine“, mit dem Stichwort, wenn es eins gibt. Auch die Karte des Raums unter „Räume“ zeigt das Stichwort. Hast du deinen Kalender verbunden, steht der Termin auch dort, ohne Namen.

Passt der Termin nicht, klickst du auf „Ablehnen“. Die Klient*in sieht das in ihrem Raum. Hat sie Mails eingeschaltet, bekommt sie außerdem eine Mail. Schreib ihr kurz im Raum, wie es weitergehen kann.

Wie das Gespräch selbst läuft, steht in Videogespräch und Whiteboard.

Wenn jemand schreibt

Schreibt dir jemand, bekommst du eine Mail ohne Inhalt. Weitere Mails kommen erst wieder, wenn du die Nachrichten gelesen hast. So entsteht keine Mailflut.

Den Raum findest du in „Mein Bereich“ unter „Räume“. Die Karte zeigt, wie viele Nachrichten neu sind. Wie du antwortest, steht in Räume und Nachrichten.

Die Warteliste

Findet jemand auf deiner Beraterseite keine freie Zeit, steht dort „Auf die Warteliste“. Die Person trägt sich mit Pseudonym und Passwort ein. In „Mein Bereich“ erscheint dann die Karte „Warteliste“. Sie zeigt das Pseudonym und seit wann die Person wartet.

Du hast zwei Knöpfe:

• „Raum öffnen“ legt einen Raum an und nimmt die Person von der Liste. Gibt es mit ihr schon einen Raum, geht es dort weiter, auch wenn er abgeschlossen war. Schreib ihr dort, wann es losgehen kann. Hat sie Mails eingeschaltet, bekommt sie einen Hinweis auf deine Nachricht.
• „Entfernen“ nimmt die Person von der Liste, ohne Raum. Eine Nachricht bekommt sie dazu nicht.

Wenn wieder Zeiten frei sind

Speicherst du unter „Zeiten und Videolink“ und sind danach Zeiten frei, bekommen Wartende, die Mails eingeschaltet haben, einmal Bescheid. In ihrer Übersicht steht außerdem „Jetzt sind wieder Zeiten frei“. Buchen tun sie dann selbst, wie jede andere Person auch.

Tipp: Bucht die Person bei dir oder schreibt sie dir, verschwindet ihr Eintrag von selbst. Sonst bleibt er, bis du oder die Person ihn entfernt.

Wie Ratsuchende die Buchung erleben, erklärt die Hilfe für Klient*innen: So funktioniert die Onlineberatung.