Lizenzen, Rechnungen und Testzeit

Eine Lizenz je Person, die berät

Jede Person, die berät, braucht eine Lizenz. Die Leitung braucht nur dann eine, wenn sie selbst berät. Das Sekretariat braucht keine.

In der Lizenz steckt alles: Verzeichnis, Terminbuchung, Beratungsraum, Whiteboard, Systembrett, Positionskarten, Impulskarten, Dokumentation und Video im Raum. Den Preis je Lizenz und Monat siehst du in „Stelle verwalten“ in der Karte „Lizenzen“. Darunter steht, was die gebuchten Lizenzen im Monat kosten.

Lizenzen buchen, zuordnen und reduzieren

In der Karte „Lizenzen“ zeigen dir zwei Angaben den Stand: wie viele „gebucht“ und wie viele „zugeordnet“ sind.

1. Klick auf „Lizenz dazubuchen“ und bestätige. Die Lizenz gilt sofort. Der laufende Monat zählt voll.
2. Öffne in der Karte „Team“ bei der Person „Verwalten“.
3. Klick auf „Lizenz zuordnen“.

„Lizenz zuordnen“ erscheint nur, wenn eine gebuchte Lizenz frei ist. Mit „Lizenz lösen“ wird eine Lizenz wieder frei, bleibt aber gebucht. Du kannst sie dann einer anderen Person zuordnen.

Mit „Zum Monatsende reduzieren“ bestellst du eine Lizenz zum nächsten Monat ab. Bis dahin bleibt sie gebucht. In der Karte steht dann, ab wann wie viele Lizenzen gelten. Mit „Reduzierung zurücknehmen“ machst du das rückgängig.

Reduzieren geht nur mit einer freien Lizenz. Sind alle zugeordnet, löse zuerst eine Zuordnung.

Verlässt jemand eure Stelle, wird die Lizenz der Person frei. Gebucht bleibt sie trotzdem, bis du reduzierst.

Video im Raum

Video im Raum gehört zur Lizenz. Berater*innen mit Lizenz wählen unter „Zeiten und Videolink“, ob das Gespräch im Raum läuft oder über ihren eigenen Link, zum Beispiel zu Zoom. Mehr dazu steht in Zeiten und Videolink.

In der Karte „Freigeschaltet“ steht bei „Video im Raum“ meist „über Lizenzen“. Manchmal schaltet der Betrieb Video im Raum von Hand für eure ganze Stelle frei, etwa in einem Pilot. Dann steht dort „für alle“, auch ohne Lizenz. Steht ein Datum dabei, endet die Freischaltung nach diesem Tag.

So wird abgerechnet

Abgerechnet wird monatlich im Nachhinein, am Anfang des Monats für den Vormonat. Gezählt wird die höchste Zahl gebuchter Lizenzen im Monat. Den Stand für den laufenden Monat zeigt dir „Diesen Monat berechnet“. Kostet eine Lizenz für euch nichts, etwa im Pilot, gibt es dafür keine Rechnung.

Sobald der Betrieb eine Rechnung fertig gestellt hat, steht sie in der Karte „Rechnungen“, mit Nummer, Datum, Betrag und Stand: „offen“, „bezahlt“ oder „storniert“. Mit „PDF“ lädst du sie herunter.

Rechnungsdaten

In der Karte „Rechnungsdaten“ öffnet „Bearbeiten“ ein Fenster mit „Straße und Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“ und „E-Mail für Rechnungen“. Die E-Mail ist freiwillig. Ohne sie gilt die Adresse der Leitung. Den Ort zeigt auch eure öffentliche Seite, siehe Die öffentliche Seite eurer Stelle.

Tipp: Ändern sich Anschrift oder Rechnungsadresse, nachdem schon eine Rechnung kam, gib dem Betrieb zusätzlich über Kontakt Bescheid.

Testzeit und Kündigen

Am Anfang testet ihr kostenlos. Bis wann, steht in „Stelle verwalten“ im Kasten „Testzeit bis“. Kurz vor dem Ende bekommt die Leitung eine Mail. In der Testzeit bucht ihr keine Lizenzen, und es entstehen keine Kosten. Video im Raum ist bis zum letzten Testtag frei. Wollt ihr weitermachen, sagt über Kontakt Bescheid. Dann läuft alles weiter.

Sonst wird eure Stelle nach dem letzten Testtag gesperrt:

• Eure Beraterseiten verschwinden aus dem Verzeichnis.
• Wer nur zu eurer Stelle gehört, kann sich nicht mehr anmelden.
• Räume und Daten bleiben gespeichert. Die Fristen zum Löschen laufen weiter.

Der Betrieb kann eure Stelle wieder freischalten.

Kündigen geht über „Vertrag kündigen“ im Fuß jeder Seite. Ihr bekommt danach eine Bestätigung per Mail.