Fälle übergeben

Fälle bleiben bei eurer Stelle

Jeder Fall gehört zu eurer Stelle, auch wenn eine Berater*in geht. So ist immer klar, wer für die Daten verantwortlich ist. Als Leitung ordnest du Fälle neu zu, ohne sie zu sehen. Du siehst nur Zahlen. Titel, Nachrichten und Dokumentation bleiben für dich verborgen.

Übernehmen kann nur, wer in eurer Stelle berät, also eine Berater*in oder eine Leitung, und zwar erst, wenn die Person ihre Einladung angenommen hat. Gesperrte Konten und das Sekretariat übernehmen nie Fälle. In der Auswahl stehen nur Personen, die übernehmen können.

Offene Räume einer Kolleg*in übergeben

Das brauchst du zum Beispiel, wenn jemand lange ausfällt oder eure Stelle verlässt.

1. Öffne in „Stelle verwalten“ die Karte „Team“. Bei der Person steht, wie viele offene Räume sie führt.
2. Klapp bei ihr „Verwalten“ auf.
3. Wähl aus, wer die Räume übernimmt.
4. Klick auf den Knopf mit der Zahl, zum Beispiel „3 Räume übergeben“, und bestätige.

Es gehen immer alle offenen Räume dieser Person auf einmal. Einzelne Räume wählst du hier nicht aus.

Was bei einer Übergabe passiert

• Nachrichten, Dokumentation und Whiteboard gehen mit. Die neue Berater*in sieht sie.
• Kommende Termine im Raum entfallen. Eingeladene Gäste bekommen dazu eine kurze Mail, Klient*innen auch, wenn sie Mails eingeschaltet haben.
• Klient*innen mit Zugang sehen in ihrem Raum, wer sie jetzt begleitet. Wer Hinweise per Mail eingeschaltet hat, bekommt dazu eine Mail.
• War die neue Person bisher Co-Beraterin in diesem Raum, ist sie danach die zuständige Beraterin.

Hat eine Klientin schon einen eigenen Raum bei der Person, die übernehmen soll, bleibt dieser eine Raum, wo er ist. Die Meldung sagt dann, wie viele Räume übergeben sind und wie viele geblieben sind, zum Beispiel „2 Räume sind jetzt bei … Ein Raum ist geblieben, weil der Klient schon einen Raum bei … hat.“ Geht es um genau einen Raum, kommt der Hinweis „Der Klient hat schon einen Raum bei …“. Übergib die übrigen Räume dann an eine andere Kollegin.

Fälle ohne Berater*in

Manchmal führt niemand mehr einen Fall. Das passiert zum Beispiel, wenn du jemanden aus der Stelle entfernt hast, wenn ein Konto gesperrt ist oder wenn jemand die Stelle gewechselt hat. Dann erscheint in „Stelle verwalten“ die Karte „Fälle ohne Berater*in“.

Dort steht je Person, wie viele offene und abgeschlossene Fälle an ihr hängen. Wähl eine Berater*in aus und klick auf „Alle übergeben“.

Dabei gehen auch die abgeschlossenen Fälle mit. So ist bis zum Löschen jemand zuständig, etwa wenn Klientinnen Fragen zu ihrer Beratung haben. Für abgeschlossene Fälle bekommen Klientinnen keine Post. Bei offenen Fällen entfallen kommende Termine, und Klient*innen mit Zugang bekommen einen Hinweis.

Steht dort „In der Stelle berät gerade niemand.“, lade zuerst eine Berater*in ein. Wie das geht, steht in Team verwalten.

Wenn jemand die Stelle wechselt

Wechselt eine Beraterin in eine andere Stelle, macht das der Betrieb. Ihre Fälle bleiben bei euch. Offene Räume gibt der Betrieb dabei an eine Kollegin eurer Stelle weiter oder schließt sie ab. Die Lizenz der Person wird bei euch frei. Ihre abgeschlossenen Fälle findest du danach unter „Fälle ohne Berater*in“.

Tipp: Plant eine Übergabe vor dem letzten Arbeitstag. Dann kann die bisherige Beraterin ihren Klientinnen selbst sagen, wie es weitergeht.

Wie lange abgeschlossene Fälle bleiben, steht in Aufbewahrung und Löschen.