Räume und Nachrichten

Deine Räume in „Mein Bereich“

Unter „Räume“ steht für jede Beratung eine Karte. Offene Räume stehen oben, darin die zuletzt bewegten zuerst. Die Karte zeigt das Pseudonym oder den Titel, neue Nachrichten, das Stichwort aus der Buchung, die Zahl der Beratungen und den nächsten Termin.

Ein Raum entsteht, wenn jemand bucht oder dir schreibt. Er entsteht auch, wenn du jemanden von der Warteliste holst oder einen Fall vor Ort anlegst. Räume, in denen du Co-Beraterin bist, stehen auch hier. Auf ihrer Karte steht „Co-Beratung mit“ und der Name der zuständigen Beraterin. Du findest sie außerdem oben unter „Dokumentation“.

Der Raum auf einen Blick

Ein Klick auf die Karte öffnet den Raum. Links stehen die Nachrichten, die Dokumentation und die Whiteboards. Rechts findest du:

• Termine: der nächste Termin groß, darunter die übrigen. Mehr in Termine eintragen und absagen.
• Fall und Beteiligte: auf Wunsch ein Titel, das Beratungsfeld und weitere Beteiligte. Ohne Titel steht im Raum das Pseudonym.
• Zugang zum Raum: wer im Raum ist, der Code für eine weitere Person und ein neuer Zugang, wenn jemand nicht mehr hineinkommt.
• Notiz: woran du die Person wiedererkennst.
• Abschließen: wenn die Beratung zu Ende ist.

Arbeitet deine Stelle mit Honorar, kommt die Karte „Honorar“ dazu.

Nachrichten schreiben

Unter den Nachrichten schreibst du und klickst auf „Senden“. Schneller geht es mit Strg und Enter, auf dem Mac mit Cmd und Enter. Neue Nachrichten erscheinen von selbst, ohne dass du die Seite neu lädst. Unter deiner letzten Nachricht steht „gelesen“, sobald die Nachrichten im Raum geöffnet wurden.

Hat die Klient*in Mails eingeschaltet, bekommt sie einen Hinweis ohne Inhalt. Nutzt sie die App „Beratungsraum“, bekommt sie dort eine Mitteilung, ebenfalls ohne Inhalt. Nachrichten werden verschlüsselt gespeichert.

Schick im Chat keine Links zum Bezahlen und keine Beträge. Viele lesen ihren Raum in der App, und dort darf es nach den Regeln von Apple nichts zu kaufen geben. Mehr dazu unter Wenn deine Stelle ein Honorar nimmt.

Ist eine Co-Beraterin eingetragen, schreibt ihr beide im selben Raum. Bei jeder Nachricht steht, wer sie geschrieben hat. Die Klientin sieht oben in ihrem Raum und unter dem Eingabefeld, dass die Co-Beraterin mitliest. Kommt eine Co-Beraterin dazu, bekommt die Klient*in außerdem einen Hinweis per Mail, wenn sie Mails eingeschaltet hat.

Die Notiz

In der Karte „Notiz“ klickst du auf „Schreiben“. Dort hältst du fest, woran du die Person wiedererkennst, zum Beispiel „Herr S., Erstkontakt Telefon“. Die Klientin sieht die Notiz nie. Eine Co-Beraterin sieht sie und kann sie ändern. Sie steht auch auf der Karte in „Mein Bereich“. Vor einem KI-Textentwurf entfernt onlineberatung.digital die Notiz aus deinen Stichworten.

Eine weitere Person im Raum

Bei einer Paarberatung kann eine zweite Person ein eigenes Konto im selben Raum bekommen. Öffne in „Zugang zum Raum“ den Punkt „Weitere Person, etwa bei Paarberatung“. Klick auf „Code für eine weitere Person“.

Der Code steht nur jetzt auf der Seite. Gib ihn weiter, auf Papier, am Telefon oder als Nachricht im Raum. Darunter steht, wo die Person ihn einlöst und bis wann er gilt. Ein neuer Code ersetzt den alten.

Die Person legt ein eigenes Pseudonym und Passwort fest. Dann sieht sie alles im Raum: Nachrichten, Termine, Video und Whiteboard. Die Dokumentation sieht sie nie. Bei jeder Nachricht steht, wer sie geschrieben hat.

Mit „Entfernen“ nimmst du die Person wieder heraus. Ihr Konto bleibt, den Raum sieht sie dann nicht mehr. Kommt jemand nur zu einem einzelnen Termin dazu, nimm lieber „Weitere Person einladen“ beim Videotermin.

Wenn jemand nicht mehr hineinkommt

Hat eine Klient*in Passwort und Wiederherstellungscode verloren, gibst du ihr einen neuen Zugang zu ihrem Konto. Ein zweites Konto braucht es dafür nicht.

1. Klick in „Zugang zum Raum“ neben ihrem Pseudonym auf „Neuer Zugang“ und bestätige.
2. Gib ihr den Code und, wenn nötig, ihr Pseudonym. Am besten im Gespräch, am Telefon oder auf Papier. Als Nachricht im Raum hilft es nicht, die kann sie gerade nicht lesen.
3. Sie geht auf „Anmelden“, dann „Passwort vergessen?“, und gibt Pseudonym, Code und ein neues Passwort ein.

Der Code steht nur jetzt auf der Seite. Er gilt 14 Tage und nur einmal, ein neuer ersetzt den alten. Danach ist sie wieder in ihrem Raum, mit allen Nachrichten. Ihr altes Passwort gilt nicht mehr, und sie bekommt einen neuen Wiederherstellungscode.

Wichtig: Mit dem Code kommt man in das ganze Konto, auch in Räume bei anderen Beraterinnen. Gib ihn nur weiter, wenn du sicher bist, mit wem du sprichst. „Neuer Zugang“ sieht nur die zuständige Beraterin, nicht die Co-Berater*in.

Abschließen und wieder öffnen

Ist die Beratung zu Ende, klickst du in der Karte „Abschließen“ auf „Raum abschließen“. Dann gilt:

• Offene Termine werden abgesagt.
• Die Klient*in kann den Raum noch eine Zeit lang lesen und herunterladen. Schreiben geht nicht mehr.
• Nach der Frist deiner Stelle wird der Raum gelöscht, mit Nachrichten, Terminen und Dokumentation. Die Frist legt die Leitung deiner Stelle fest.

Die genauen Fristen stehen in der Karte. Mit „Raum wieder öffnen“ hebst du die Löschfrist auf. Bucht die Person später wieder bei dir oder schreibt dir über deine Beraterseite, öffnet sich der Raum von selbst.

Hat die Person ihr Konto gelöscht, ist der Raum schon abgeschlossen und lässt sich nicht wieder öffnen. Nachrichten und Dokumentation kannst du bis zur Frist weiter lesen, du bekommst dazu eine Mail.

Früher löschen

Einen abgeschlossenen Raum kannst du auch vor dem Ende der Frist löschen, zum Beispiel wenn die Person darum bittet. Klapp dazu die Karte „Raum jetzt löschen“ auf, setz das Häkchen und bestätige. Dann verschwinden sofort Nachrichten, Termine, Whiteboards und Dokumentation. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Die Zeile in der Statistik bleibt, ohne Namen.

Prüf vorher, ob deine Stelle etwas aufbewahren muss. Löschen kann nur die zuständige Beraterin, nicht die Co-Beraterin.