Termine eintragen und absagen

Erstgespräch und Folgetermin

Ein Erstgespräch bucht die Klient*in selbst aus deinen freien Zeiten. Alle weiteren Termine trägst du ein, meist am Ende eines Gesprächs. Sie heißen Folgetermine. Deine Zeiten aus „Zeiten und Videolink“ spielen dafür keine Rolle. Du kannst jede Uhrzeit wählen, an der du noch keinen Termin hast.

Hattet ihr schon ein Gespräch und bucht die Klient*in danach selbst eine freie Zeit, zum Beispiel über „Termin suchen“ in ihrem Raum, wird daraus ein Folgetermin. Bei Honorar ist danach eine Zahlung offen, wie bei jedem Folgegespräch. Selbst buchen kann sie immer nur einen Termin nach dem anderen.

Einen Termin eintragen

1. Öffne den Raum und klick in der Karte „Termine“ auf „Eintragen“.
2. Wähl „Datum“, „Uhrzeit“ und „Dauer“. Die Dauer geht von 30 bis 90 Minuten, vorgeschlagen ist die aus „Zeiten und Videolink“.
3. Wähl die „Art“: „Vor Ort“, „Video“ oder „Telefon“. Bei „Vor Ort“ trägst du den „Ort“ ein. Er steht auch in deinem Kalender.
4. Klick auf „Eintragen“.

Die Klient*in sieht den Termin in ihrem Raum. Hat sie Mails eingeschaltet, bekommt sie einen Hinweis. Hast du zur gleichen Zeit schon einen Termin, sagt dir onlineberatung.digital das. Zwei Termine zur selben Zeit gehen nicht, egal wer sie einträgt.

Kommt zu einem Videotermin jemand dazu, lädst du die Person danach ein. Wie das geht, steht in Videogespräch und Whiteboard.

Ein Gespräch nachtragen

Hast du ein Gespräch nicht eingetragen, holst du das mit dem richtigen Datum nach. Das geht einige Wochen zurück, wie weit genau, steht im Fenster. Für nachgetragene Gespräche bekommt die Klient*in keinen Hinweis per Mail.

Absagen

Einen kommenden Termin sagst du im Raum ab: in der Karte „Termine“ mit „Termin absagen“, bei weiteren Terminen darunter mit „Absagen“. In „Mein Bereich“ geht es auch, unter „Kommende Termine“. Dort heißt der Knopf in einem Online-Raum „Ablehnen“, bei einem Fall vor Ort „Absagen“. Hat ein Termin schon begonnen, lässt er sich nicht mehr absagen. Nach einer Absage gilt:

• Die Klient*in sieht die Absage in ihrem Raum und bekommt einen Hinweis, wenn sie Mails eingeschaltet hat.
• Eingeladene Gäste bekommen eine Mail, ihr Link öffnet dann nicht mehr.
• In deinem verbundenen Kalender verschwindet der Termin.

Sagt die Klient*in selbst ab, steht der Termin im Raum als „abgesagt“. War es kurz vorher, steht „kurzfristig“ dabei. Du bekommst eine kurze Mail mit dem Zeitpunkt, ohne Namen und ohne Inhalte. Nimmt deine Stelle ein Honorar und war die Absage kurzfristig, steht in der Mail auch, dass du einen Ausfall berechnen kannst.

Schließt du einen Raum ab oder wird er übergeben, werden alle kommenden Termine abgesagt. Eingeladene Gäste bekommen dann eine Mail, die Klient*in auch, wenn sie Mails eingeschaltet hat.

Erinnerungen

Klient*innen, die Mails eingeschaltet haben, bekommen eine Erinnerung am Vortag und kurz vor dem Termin. Eingeladene Gäste bekommen eine am Vortag. Die Mails nennen keine Namen und keine Inhalte. Auf den Link zum Videogespräch weisen sie nur bei Videoterminen hin. Bei Terminen vor Ort oder am Telefon steht nur, dass alles Weitere im Raum steht.

Dich selbst erinnert onlineberatung.digital nicht. Verbinde deinen Kalender oder nutze den Abo-Link, dann stehen alle Termine dort. Wie das geht, steht in Zeiten und Videolink.

Wenn deine Stelle ein Honorar nimmt

Arbeitet deine Stelle mit Honorar nach Staffel, siehst du in Online-Räumen die Karte „Honorar“. Das Erstgespräch ist kostenlos. Nach jedem Folgegespräch ist eine Zahlung offen. Die Klient*in wählt beim Bezahlen selbst eine Stufe. Für Fälle vor Ort gibt es das nicht.

Bei jedem vergangenen Folgegespräch in der Terminliste steht der Stand: „offen“, „bezahlt“, „erlassen“ oder „bar oder Überweisung“. Bei offenen Gesprächen hast du zwei Knöpfe:

• „Erlassen“, wenn du auf das Honorar verzichtest,
• „Bar oder Überweisung“, wenn die Person anders bezahlt hat.

„Wieder öffnen“ macht das rückgängig. „Erinnern“ schreibt eine kurze Nachricht in deinem Namen in den Raum, höchstens einmal am Tag. Den Text siehst du vorher. Sagt jemand kurzfristig ab, legst du mit „Ausfall berechnen“ eine Zahlung für den Ausfall an. Nachgetragene Folgegespräche sind sofort offen.

Das Bezahlen über onlineberatung.digital ist noch im Aufbau. Steht bei einem Betrag „(Demo)“, wurde nichts abgebucht. Rechnungen schreibt deine Stelle oder Praxis selbst.

Keine Bezahllinks im Chat

Viele Klient*innen lesen ihren Raum in der App „Beratungsraum“ auf dem iPhone oder iPad. In dieser App wird nichts gekauft, und sie darf auch nicht zum Bezahlen anderswo auffordern. So verlangt es Apple. Schick deshalb im Chat keine Links zum Bezahlen und keine Beträge. Die Nachricht von „Erinnern“ erscheint in der App nur als „Hinweis: Es ist noch eine Zahlung offen.“ Wie bezahlt wird, klärt ihr im Gespräch, im Raum im Browser oder über die Rechnung deiner Stelle.