Fälle vor Ort

Wofür ein Fall vor Ort da ist

Nicht jede Beratung beginnt online. Für Gespräche in deiner Stelle oder am Telefon legst du einen Fall an. Die Beteiligten brauchen dafür kein Konto. Termine und Dokumentation hast du trotzdem an einem Ort, wie in einem Raum. Nachrichten gibt es erst, wenn die Person online dazukommt.

Einen Fall anlegen

1. Klick in „Mein Bereich“ oben auf „Dokumentation“.
2. Klick auf „Neuer Fall“.
3. Gib einen „Titel des Falls“ ein und wähl, wenn du magst, ein Beratungsfeld.
4. Unter „Erste Person“ trägst du freiwillig Name, Rolle und Kontaktdaten ein.
5. Klick auf „Fall anlegen“.

Das geht, sobald du aktiv zu einer freigeschalteten Stelle gehörst, die nicht gesperrt ist. Bis dahin fehlt der Knopf „Neuer Fall“, und unter „Dokumentation“ steht, warum. Gehörst du zu mehreren Stellen, wählst du die Stelle. Der Fall gehört deiner Stelle und bleibt bei ihr, auch wenn du gehst.

Das Sekretariat deiner Stelle kann Fälle auch für dich anlegen. Du findest sie dann ebenfalls unter „Dokumentation“.

Beteiligte und wer was sieht

In der Karte „Fall und Beteiligte“ klickst du auf „Bearbeiten“. Dort änderst du Titel und Beratungsfeld. Mit „Weitere Person“ trägst du alle Beteiligten ein. Alles ist freiwillig und wird verschlüsselt gespeichert.

Geburtsjahr, Geschlecht und Wohnort fließen ohne Namen in die Statistik deiner Stelle.

Termine im Fall

In der Karte „Termine“ klickst du auf „Eintragen“. „Vor Ort“ ist schon gewählt, als Ort steht die Anschrift deiner Stelle da. Du kannst auch „Telefon“ oder „Video“ wählen. Bei Video lädst du die Beteiligten danach über „Weitere Person einladen“ ein. Sie bekommen einen eigenen Link per Mail. Du selbst kommst im Fall und in „Mein Bereich“ mit „Zum Termin“ ins Gespräch.

Termine, die das Sekretariat eingetragen hat, tragen den Zusatz „vom Sekretariat“. Mehr in Termine eintragen und absagen.

Online weiter beraten

Möchte die Person zwischen den Terminen schreiben oder per Video weitermachen, klickst du in der Karte „Online weiter beraten“ auf „Einladungscode erstellen“.

• Der Code steht nur dieses eine Mal auf der Seite. Gib ihn auf Papier oder am Telefon weiter.
• Darunter steht, wo die Person ihn einlöst und bis wann er gilt. Ein neuer Code ersetzt den alten.
• Beim Einlösen legt die Person ein Pseudonym und ein Passwort fest.

Danach ist der Fall ihr Raum, mit Nachrichten, Terminen, Video und Whiteboard. Es bleibt derselbe Fall mit derselben Dokumentation. Die Angaben unter „Fall und Beteiligte“ und die Dokumentation sieht die Person nie. Wie es im Raum weitergeht, steht in Räume und Nachrichten.

Alle Fälle, ruhende Fälle und Abschluss

Unter „Dokumentation“ siehst du alle deine Fälle, vor Ort und online. Mit „Suche“, „Status“ und „Feld“ grenzt du die Liste ein. Rechts stehen deine nächsten Termine.

Ein Fall ruht, wenn er offen ist und lange nichts passiert ist: kein Eintrag, kein Termin, keine Nachricht. Dann bekommst du eine Mail. Unter „Status“ zeigt dir „ruhig“ alle diese Fälle. Ob du einen Fall abschließt, entscheidest du.

Mit „Fall abschließen“ werden offene Termine abgesagt, und die Löschfrist deiner Stelle beginnt. Kommt jemand innerhalb der Frist wieder, klickst du auf „Fall wieder öffnen“. Mit „Fall jetzt löschen“ löschst du einen abgeschlossenen Fall schon vor dem Ende der Frist, so wie unter Räume und Nachrichten beschrieben.