Aufbewahrung und Löschen

Wann ein Fall abgeschlossen ist

Einen Fall schließt seine Beraterin ab. Auch eine eingetragene Co-Beraterin kann das. Kommende Termine entfallen dabei. Klient*innen mit Zugang können ihren Raum danach noch eine Weile lesen und herunterladen.

Ab dem Abschluss läuft die Frist eurer Stelle. Öffnet die Berater*in den Fall wieder, gilt keine Frist mehr. Sie beginnt neu, wenn der Fall wieder abgeschlossen wird.

Fälle, in denen lange nichts passiert, bleiben offen. Die Berater*in bekommt dann eine Erinnerung per Mail. Ob sie den Fall abschließt, entscheidet sie selbst.

Die Frist wählen

In „Stelle verwalten“ findest du die Karte „Aufbewahrung“. Dort wählst du, nach wie vielen Monaten abgeschlossene Fälle gelöscht werden, und klickst auf „Speichern“. Zur Wahl stehen mehrere Fristen zwischen einem halben Jahr und drei Jahren. Solange niemand eine andere wählt, gilt die kürzeste.

Eine Änderung wirkt so:

So wird nie etwas früher gelöscht, als es beim Abschluss galt.

Welche Frist passt

Das hängt von euren Vorgaben ab, etwa von eurem Träger oder euren Förderern. onlineberatung.digital gibt dazu keine Rechtsberatung.

Seid ihr ein kirchlicher Träger, klärt die Frist mit euren Datenschutzbeauftragten.

Die Datenschutzerklärung von onlineberatung.digital sagt Klient*innen, dass eure Stelle ihre Frist im eigenen Datenschutzhinweis nennt. Ändert ihr die Frist, schaut also auch in euren Hinweis.

Was beim Löschen passiert

Jede Nacht löscht onlineberatung.digital alle Fälle, deren Frist vorbei ist. Dabei verschwinden:

• die Dokumentation,
• die Nachrichten,
• die Termine,
• die Whiteboards,
• bei Fällen vor Ort die Angaben zu den Beteiligten.

Das lässt sich nicht rückgängig machen. Hat eine Klient*in danach keinen Raum mehr, wird auch ihr Konto gelöscht.

Was bleibt: die Zeile des Falls in der Statistik, ohne Namen, ohne Titel und ohne Inhalte. Mehr dazu steht in Die Statistik eurer Stelle.

Früher löschen

Einen abgeschlossenen Fall kann die zuständige Berater*in auch vor dem Ende der Frist löschen, mit „Raum jetzt löschen“ oder „Fall jetzt löschen“. Das ist gedacht für den Fall, dass eine Person darum bittet. Dabei verschwindet dasselbe wie nach der Frist, und die Zeile in der Statistik bleibt. Im Protokoll steht nur, dass gelöscht wurde, ohne Inhalte. Ob ihr etwas länger aufbewahren müsst, klärt ihr als Stelle vorher.

Wenn eine Klient*in ihr Konto löscht

Eine Klientin kann ihr Konto jederzeit selbst löschen. Dann sind ihr Pseudonym, ihr Passwort und ihre E-Mail-Adresse sofort weg, und sie kommt nicht mehr in den Raum. Der Raum bleibt bei eurer Stelle: Er wird abgeschlossen, kommende Termine entfallen, und Nachrichten, Termine und Dokumentation bleiben bis zum Ende eurer Frist. Die Beraterin bekommt dazu eine Mail ohne Namen. Wieder öffnen lässt sich so ein Raum nicht. Bittet die Person darum, früher zu löschen, kann die zuständige Berater*in den Raum sofort löschen (siehe unten).

Das Sekretariat sieht in jedem offenen Fall vor Ort, nach wie vielen Monaten er nach dem Abschluss gelöscht wird. Bei einem abgeschlossenen Fall steht dort das genaue Datum.

Löschen von Hand

Einzelne Fälle löscht ihr nicht selbst. Gelöscht wird nach der Frist.

Klient*innen können ihr Konto jederzeit selbst löschen. Dabei gehen ihre Räume mit, mit Nachrichten, Terminen und Dokumentation. Bei einer Paarberatung bleibt der Raum für die andere Person bestehen.

Fälle ehemaliger Berater*innen

Auch abgeschlossene Fälle von Personen, die nicht mehr bei euch beraten, bleiben bis zum Ende der Frist bei eurer Stelle. Damit in dieser Zeit jemand zuständig ist, übergibst du sie unter „Fälle ohne Beraterin“ an eine Beraterin. Wie das geht, steht in Fälle übergeben.

Tipp: Auch wenn eure Stelle gesperrt ist, zum Beispiel nach der Testzeit, laufen die Fristen weiter.