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Zeiten und Videolink

So legst du fest, wann man ein Erstgespräch bei dir buchen kann, wie lange es dauert und wie das Video läuft. Dazu verbindest du hier deinen Kalender.

Wann du Termine anbietest

In „Mein Bereich“ öffnest du oben „Deine Seite“ und dann „Zeiten und Videolink“. Alle Zeiten gelten in deutscher Zeit.

Unter „Wann du Termine anbietest“ legst du mit „Zeit hinzufügen“ eine Zeile an. Du wählst den Wochentag und trägst ein, von wann bis wann du Erstgespräche anbietest. An einem Tag sind mehrere Zeilen möglich. Sie dürfen sich nur nicht überschneiden.

onlineberatung.digital teilt jede Zeile in einzelne Termine auf. Dafür zählen die Dauer und die Pause aus dem Rahmen. Ein Beispiel: Montag von 17 bis 20 Uhr, 50 Minuten Dauer und 10 Minuten Pause ergeben Termine um 17, 18 und 19 Uhr.

Ohne Zeiten kann niemand ein Erstgespräch bei dir buchen. Klick am Ende auf „Speichern“. Das gilt für Zeiten, gesperrte Tage, Rahmen und Video.

Zwei Wochen im Wechsel

Sind deine Wochen verschieden, wählst du unter „Wann du Termine anbietest“ den Rhythmus „Zwei Wochen im Wechsel“. Das passt zum Beispiel, wenn deine Kinder jede zweite Woche bei dir sind. Dann gibt es zwei Listen, Woche A und Woche B. Jede Woche hat ihre eigenen Zeiten.

Beim Umschalten übernimmt onlineberatung.digital deine bisherigen Zeiten in beide Wochen. Du änderst dann nur noch, was in einer Woche anders ist. Ein Beispiel: In Woche A bietest du Montag bis Freitag von 9 bis 13 Uhr an, in Woche B von 9 bis 20 Uhr. Dann stellst du in Woche B bei allen fünf Tagen „bis“ auf 20 Uhr.

Unter „Diese Woche ist“ legst du fest, ob die laufende Woche Woche A oder Woche B ist. Bei jeder Woche steht, wann sie das nächste Mal dran ist. Eine Woche beginnt immer am Montag. Danach wechseln sich A und B immer ab, auch über den Jahreswechsel.

Gesperrte Tage, Rahmen und Kalender gelten in beiden Wochen gleich. Mit „Jede Woche gleich“ kommst du zurück. Dann gelten die Zeiten aus Woche A für jede Woche. Wie immer gilt alles erst, wenn du auf „Speichern“ klickst.

Gesperrte Tage

Für Urlaub, Krankheit oder Fortbildung klickst du auf „Tage sperren“. Du trägst den ersten und den letzten Tag ein, „bis einschließlich“. An diesen Tagen bietet onlineberatung.digital keine Zeiten an. Einen Grund musst du nicht angeben.

Termine, die schon gebucht sind, bleiben stehen. Wie du einen davon absagst, steht in Termine eintragen und absagen.

Der Rahmen

Feld Was es bedeutet
Dauer eines Gesprächs So lange dauert ein Erstgespräch. Auch neue Folgetermine schlagen diese Dauer vor.
Pause dazwischen Zeit zwischen zwei Terminen. Sie gilt auch vor und nach Terminen, die schon stehen.
Frühestens buchbar Wie kurzfristig man buchen kann, von „sofort“ bis drei Tage vorher.
Wie weit im Voraus Wie weit deine freien Zeiten in die Zukunft reichen, von zwei bis acht Wochen.

Videogespräche

Unter „Videogespräche“ wählst du, wie das Video läuft:

  • Zoom der Stelle (automatisch). Diese Wahl gibt es, wenn eure Stelle Zoom verbunden und die Leitung dich deinem Zoom-Nutzer zugeordnet hat. Für jeden Termin legt onlineberatung.digital dann ein eigenes Meeting in deinem Zoom an, mit Warteraum und Kenncode. Wird der Termin abgesagt, verschwindet das Meeting wieder. Mehr dazu steht in Zoom verbinden.
  • Video im Raum. Das Gespräch läuft direkt im Beratungsraum über Whereby. Jeder Termin bekommt einen eigenen, gesperrten Raum. Die Klient*in klopft an, und du lässt sie herein.
  • Eigener Link. Du trägst unter „Dein Link für Videogespräche“ den Link zu deinem eigenen Videoraum ein, zum Beispiel zu Zoom. Er beginnt mit https://. Klient*innen sehen ihn nur in ihrem Raum.

Siehst du die Wahl nicht, steht weder Zoom der Stelle noch Video im Raum für dich bereit. Video im Raum gehört zur Lizenz, und die bucht die Leitung deiner Stelle. Zoom verbindet die Leitung in „Stelle verwalten“. Bis dahin trägst du deinen eigenen Link ein.

Tipp: Für deinen eigenen Link gilt die Empfehlung: Warteraum an, Kenncode an, Aufzeichnung aus.

Wie ein Termin mit Video abläuft, steht in Videogespräch und Whiteboard.

Kalender verbinden

Unter „Deine Kalender“ verbindest du deinen Kalender, etwa mit „Mit Microsoft verbinden“. Je nach Einrichtung gibt es auch Google. Du meldest dich beim Anbieter an und erlaubst den Zugriff. Danach gilt:

  • Neue Termine erscheinen nach etwa einer Minute in deinem Kalender. Dort steht nur „Beratung“ mit der Art, bei Terminen vor Ort der Ort, und ein Link zum Raum. Pseudonym, Titel und Namen stehen dort nie.
  • Zeiten, in denen du im Kalender belegt bist, bietet onlineberatung.digital nicht an. Sie sieht dafür nur Beginn und Ende, keine Titel.
  • Eine Absage löscht den Eintrag wieder.

Am Anfang nutzt onlineberatung.digital deinen Hauptkalender für beides. Unter „Neue Termine eintragen in“ und „Belegte Zeiten berücksichtigen aus“ änderst du das. Diese Wahl gilt sofort, ohne Speichern. Hast du beim Anbieter einen neuen Kalender angelegt, klick auf „Liste aktualisieren“.

Mit „Trennen“ löst du die Verbindung. Künftige Termine verschwinden dann aus diesem Kalender. Steht dort „Getrennt“, funktioniert die Verbindung nicht mehr, und du bekommst eine Mail. Klick dann auf „Neu verbinden“.

Für Apple und andere Kalender gibt es den „Abo-Link“. Mit „Link erstellen“ bekommst du einen privaten Link. Du fügst ihn in deinem Kalender als Abo hinzu oder klickst auf „Direkt im Kalender öffnen“. Der Link steht nur dieses eine Mal da.

Dein Kalender holt die Termine dann regelmäßig ab, ohne Pseudonyme und ohne Inhalte. Belegte Zeiten liest onlineberatung.digital auf diesem Weg nicht. „Neuer Link“ macht den alten ungültig, „Beenden“ schaltet das Abo ab.

Fehlt etwas, oder stimmt etwas nicht mehr? Schreib uns.