Das Sekretariat

Was das Sekretariat tut

Das Sekretariat kümmert sich um Beratungen vor Ort. Du legst Fälle an, pflegst Namen und Kontaktdaten der Beteiligten und trägst Termine für die zuständige Berater*in ein oder sagst sie ab.

Was in der Beratung besprochen wird, siehst du nie. Dokumentation, Nachrichten und Whiteboards sehen nur die Berater*innen. Online-Räume, die Ratsuchende selbst gebucht haben, erscheinen im Sekretariat gar nicht.

Das Sekretariat braucht keine Lizenz und kein Foto. Es hat keine öffentliche Seite.

So kommst du hinein

Die Leitung lädt dich mit der Rolle „Sekretariat“ ein. Du bekommst eine Mail, legst über „Passwort festlegen“ dein Passwort fest und richtest die Zwei-Faktor-Anmeldung ein. Wie das geht, steht in Erste Schritte als Berater*in.

Arbeitest du nur im Sekretariat, landest du nach dem Anmelden direkt dort. Ist eure Stelle noch nicht freigeschaltet, steht dort zuerst ein Hinweis. Sobald der Betrieb sie freigibt, siehst du Fälle und Termine.

Einen Fall vor Ort anlegen

Meldet sich jemand am Telefon oder an der Tür, klickst du auf „Neuer Fall“.

1. Der Fall: Gib einen kurzen „Titel des Falls“ ein, an dem ihr den Fall wiedererkennt. Wähl die „Zuständige Berater*in“ und, wenn du es schon weißt, das „Beratungsfeld“.
2. Erste Person: Name, Rolle, Telefon, E-Mail und Anschrift. Alles ist freiwillig.
3. Für die Statistik: Geburtsjahr, Geschlecht und Wohnort. Diese Angaben fließen ohne Namen in die Statistik der Stelle.
4. Erster Termin: Setz das Häkchen bei „Gleich einen Termin eintragen“, wenn du direkt einen Termin vereinbarst. Dann wählst du Datum, Uhrzeit, Dauer und Art. Bei „Vor Ort“ steht die Anschrift eurer Stelle schon als Ort da.
5. Klick auf „Fall anlegen“.

Passt der Termin nicht, etwa weil die Berater*in zu der Zeit schon einen hat, entsteht auch der Fall nicht. Du siehst dann einen Hinweis und kannst eine andere Zeit wählen.

Name und Kontaktdaten werden verschlüsselt gespeichert. Die Beraterin sieht den Fall danach in ihrer Dokumentation. Berät in eurer Stelle gerade niemand, kannst du noch keinen Fall anlegen. Wie Beraterinnen mit Fällen vor Ort weiterarbeiten, steht in Fälle vor Ort.

Kontaktdaten pflegen

Im Fall findest du die Karte „Fall und Beteiligte“. Über „Bearbeiten“ änderst du Titel, Beratungsfeld und die Angaben zu den Personen. Mit „Weitere Person“ ergänzt du zum Beispiel eine Partnerin oder ein Kind, mit „Person entfernen“ nimmst du jemanden heraus. Speichern nicht vergessen.

Termine eintragen und absagen

In der Karte „Termine“ klickst du auf „Eintragen“. Der Termin steht danach im Kalender der zuständigen Beraterin. Zwei Termine einer Beraterin zur selben Zeit gehen nicht.

• Bei einem Fall nur vor Ort wählst du als Art „Vor Ort“ oder „Telefon“. Einen Videotermin dafür trägt die Berater*in selbst ein.
• Ein Gespräch, das schon war, kannst du für eine begrenzte Zeit zurück nachtragen.
• Mit „Absagen“ sagst du einen kommenden Termin ab. Die Berater*in sieht das in ihren kommenden Terminen.
• Ist ein Fall abgeschlossen, trägst du keine Termine mehr ein. Öffnet die Berater*in den Fall wieder, geht es weiter.

Steht bei einem Fall „jetzt auch online“, hat die Beraterin der Person einen eigenen Raum gegeben. Diesen Raum legt immer die Beraterin an. Die Termine, die du einträgst, sieht die Person dann auch in ihrem Raum. Wer Hinweise per Mail eingeschaltet hat, bekommt bei neuen und abgesagten Terminen eine Mail.

Die Übersicht

Im Sekretariat siehst du alle Fälle vor Ort eurer Stelle, auch die, die Beraterinnen selbst angelegt haben. Über „Suche“ findest du Fälle nach Titel, Name oder Beraterin. Bei „Status“ wählst du „offen“, „abgeschlossen“ oder „alle“.

Rechts stehen unter „Nächste Termine“ die Termine der nächsten zwei Wochen.

Arbeitest du für mehrere Stellen, wechselst du oben zum Sekretariat der anderen Stelle. Einladungen weiterer Stellen siehst du ebenfalls hier und nimmst sie mit „Annehmen“ an.