Team verwalten
Für die Leitung. So lädst du Berater*innen und das Sekretariat ein, schaltest frei, änderst Rollen und entfernst jemanden aus eurer Stelle.
Wer zu eurer Stelle gehört
In „Stelle verwalten“ zeigt die Karte „Team“ alle Personen eurer Stelle mit ihrer Rolle. Bei jeder Person steht, was gerade los ist:
| Hinweis | Was er bedeutet |
|---|---|
| „Einladung offen“ | Die Person hat ihr Passwort noch nicht festgelegt. |
| „eingeladen, noch nicht angenommen“ | Die Person hatte schon ein Konto. Sie nimmt die Einladung in ihrem Bereich an. |
| „möchte zur Stelle“ | Die Zuordnung wartet auf deine Bestätigung. |
| „wartet auf Freischaltung“ | Die Person gehört dazu, ist aber noch nicht freigeschaltet. Im Verzeichnis erscheint sie noch nicht. |
| „freigeschaltet“ | Die Person ist freigeschaltet. Daneben steht „Seite sichtbar“ oder was noch fehlt. |
Du siehst außerdem, wer eine Lizenz hat und wie viele offene Räume jemand führt. Was seltener vorkommt, findest du bei jeder Person unter „Verwalten“.
Jemanden einladen
Über „Jemanden einladen“ gibst du Name, E-Mail-Adresse und Rolle ein. Zur Wahl stehen „Berater*in“ und „Sekretariat“. Was die Rollen dürfen, steht in Eure Stelle einrichten.
Ist die Adresse neu, bekommt die Person eine Mail mit dem Knopf „Passwort festlegen“. Der Link gilt 7 Tage. Ist er abgelaufen, schickst du mit „Einladung erneut senden“ einen neuen. Öffnet die Person den alten Link, sieht sie „Die Einladung ist abgelaufen“ und wen aus der Leitung sie fragen kann, zuerst die Person, die eingeladen hat. Hat die Person schon ein Konto, sieht sie die Einladung in ihrem Bereich und nimmt sie dort an oder lehnt sie ab.
Danach richten alle die Zwei-Faktor-Anmeldung ein, auch das Sekretariat. Wie das geht, steht in Erste Schritte als Berater*in.
Steht bei jemandem „möchte zur Stelle“, klickst du auf „Bestätigen“. Dann gehört die Person zu eurer Stelle.
Berater*innen freischalten
Neue Berater*innen laden zuerst ein Foto hoch. Bis dahin steht bei ihnen „Freischalten geht, sobald ein Foto da ist.“ Ist das Foto da, erscheint der Knopf „Freischalten“. Damit bestätigst du, dass die Person die nötige Qualifikation hat. Auch der Betrieb kann freischalten.
Die Beraterseite veröffentlicht der Betrieb. Erst dann erscheint die Person im Verzeichnis. Fehlt noch etwas, zeigt es dir die Teamliste, zum Beispiel „Seite: noch nicht veröffentlicht“.
Das Sekretariat braucht weder Foto noch Freischaltung.
Rollen ändern
Unter „Verwalten“ machst du eine Beraterin mit „Zur Leitung machen“ zur Leitung. Mit „Zur Beraterin machen“ geht es zurück. Das geht, sobald die Person ihre Einladung angenommen hat. Eine zweite Leitung lädst du also zuerst als Berater*in ein.
Eure Stelle braucht immer mindestens eine Leitung. Bist du die einzige, kannst du deine Rolle nicht abgeben. Gibt es mehrere, kannst du dich selbst zur Berater*in machen. Danach siehst du „Stelle verwalten“ nicht mehr.
Die Rolle „Sekretariat“ kannst du nicht selbst umstellen. Soll jemand aus dem Sekretariat beraten oder umgekehrt, melde dich über Kontakt beim Betrieb.
Jemanden entfernen
Unter „Verwalten“ findest du „Entfernen“. Die Person gehört danach nicht mehr zu eurer Stelle, ihr Konto bleibt bestehen. Hatte sie eine Lizenz, wird diese frei, bleibt aber gebucht. Wie du Lizenzen reduzierst, steht in Lizenzen, Rechnungen und Testzeit.
Führt die Person noch offene Räume, übergibst du sie vorher an eine Kollegin. Sonst kommt der Hinweis „Erst die offenen Räume an eine Kollegin übergeben, dann entfernen.“
Abgeschlossene Fälle bleiben bei eurer Stelle. Sie stehen danach unter „Fälle ohne Berater*in“, bis du sie jemandem übergibst. Wie das geht, steht in Fälle übergeben.
Hat jemand die Einladung nie angenommen und gehört sonst nirgends dazu, wird das leere Konto beim Entfernen gleich mit gelöscht. Dich selbst kannst du nicht entfernen.
Tipp: Ist jemand nur länger weg, etwa in Elternzeit, übergib die offenen Räume und lass die Person in der Stelle. Dann kann sie später ohne neue Einladung weitermachen.
Fehlt etwas, oder stimmt etwas nicht mehr? Schreib uns.