Dokumente ablegen und im Termin zeigen

Worum es geht

Unter „Dokumente“ liegen deine Folien, Infografiken und Vorlagen. Im Termin zeigst du sie neben dem Whiteboard und den anderen Flächen. Alle im Termin sehen dieselbe Seite, nur du blätterst.

Den Punkt „Dokumente“ gibt es nur, wenn der Betrieb ihn für eure Stelle eingeschaltet hat.

Meine Dokumente und Gemeinsam in der Stelle

• Meine Dokumente: Nur du siehst sie, auch die Leitung nicht.
• Gemeinsam in der Stelle: Alle Berater*innen der Stelle sehen sie, können sie zeigen und selbst etwas hochladen. Ändern, ersetzen und löschen dürfen nur die Person, die es hochgeladen hat, und die Leitung.

Klientendaten gehören nicht in die Ablage. Was zu einem Fall gehört, steht in der Dokumentation des Falls.

Hochladen

1. Klick auf „Hochladen“ und wähl eine PDF.
2. Gib ihr einen Namen und wähl den Ordner.
3. Bestätige, dass du die Datei in der Beratung zeigen darfst.

Es gehen nur PDFs. PowerPoint speicherst du vorher als PDF, Animationen fallen dabei weg.

Dein Browser macht aus jeder Seite ein Bild und lädt die Bilder hoch. Die PDF selbst bleibt auf deinem Gerät. Gespeichert werden die Bilder, verschlüsselt. Ein Dokument hat höchstens 500 Seiten. Eine PDF mit Passwort geht nicht, speicher sie vorher ohne.

Ersetzen, umbenennen, verschieben

• Ersetzen: Die neue Datei nimmt den Platz der alten ein. Die alte ist danach weg, es gibt keine früheren Fassungen.
• Umbenennen und Verschieben: Du kannst Dokumente in Ordner legen. Ordner haben nur eine Ebene. Von „Meine Dokumente“ nach „Gemeinsam“ und zurück verschiebt nur die Person, die das Dokument hochgeladen hat.
• Ordner löschen: Die Dokumente bleiben erhalten und liegen danach direkt im Bereich.
• Suchen: Das Suchfeld sucht in allen Ordnern nach dem Namen.

Im Termin zeigen

1. Öffne den Termin und klick oben auf „Dokumente“. Die anderen sehen noch nichts davon, sie bleiben auf ihrer Fläche.
2. Klick neben dem Dokument auf „Zeigen“. Jetzt sehen alle die erste Seite, auch Gäste über ihren Link.
3. Blättere mit „Zurück“ und „Weiter“ oder mit den Pfeiltasten. Unter „Seiten“ springst du direkt zu einer Seite.
4. „Beenden“ nimmt das Dokument weg, und die anderen sehen wieder die Fläche von vorher.

Wechselst du zwischendurch auf das Whiteboard, gehen alle mit. Klickst du wieder auf „Dokumente“, geht es auf derselben Seite weiter.

Was Klient*innen und Gäste bekommen

Sie sehen nur die Seite, die du gerade zeigst, und nur im Termin. Sie können nicht blättern und nichts herunterladen. Den Namen des Dokuments sehen sie nicht.

Ein Bildschirmfoto lässt sich auf keinem Gerät verhindern. Zeig deshalb nichts, was niemand behalten soll.

Speicher

Links unter den Ordnern steht, wie viel von eurem Speicher belegt ist. Jede Stelle hat 100 MB frei. Mehr bucht die Leitung.

Wenn du die Stelle verlässt

Deine Dokumente unter „Meine Dokumente“ werden gelöscht. Was du gemeinsam abgelegt hast, bleibt bei der Stelle.